L’organisation d’un événement comporte des risques propres qui nécessitent une couverture spécifique au travers d’une assurance événementielle. Lors d’un mariage, d’un spectacle, d’un concert ou encore d’un séminaire d’entreprise, les contrats d’assurance standards ne protègent pas correctement l’assuré, qu’il soit un particulier ou un professionnel. L’assurance événementielle est une police aménagée sur mesure qui permet de couvrir les risques liés aux différents types d’événements.

La notion d’événement spécial

Trop de particuliers supposent que la responsabilité civile de leur assurance habitation couvre l’organisation d’un événement tel qu’une réception privée qui se tient en dehors de leur domicile. C’est parfois le cas et comme il s’agit d’une zone grise en matière d’assurance, il est sage de vérifier auprès de son assureur au préalable. Cependant, comme une grande partie des assurances exclut ces risques de leur garantie, applique des franchises ou impose des plafonds d’indemnisation, il est préférable pour le particulier de souscrire une assurance événementielle parfaitement adaptée à l’événement qu’il organise. L’organisateur d’événements professionnels doit lui aussi souscrire un contrat sur mesure.

La responsabilité civile de l’organisateur

Lorsqu’on loue une salle ou autre lieu pour un événement, on devient responsable des dommages corporels, matériels et financiers qui pourraient être causés tant par l’équipe d’organisateurs que par les participants ou les invités. La plupart des entreprises qui louent des salles exigent une attestation d’assurance indiquant un montant de couverture d’un à plusieurs millions de dollars. L’organisateur doit souscrire une assurance couvrant ce montant, voire plus s’il l’estime insuffisant en cas de dommages importants.

Les risques financiers liés à l’annulation

En fonction du type d’événement, l’assurance peut également couvrir les risques financiers associés à son organisation. Par exemple, il arrive qu’on soit contraint d’annuler une convention d’entreprise, une manifestation sportive ou encore un spectacle en plein air à cause de conditions météorologiques défavorables ou d’une grève des transporteurs empêchant le public d’accéder au lieu de l’événement. L’assurance peut rembourser à l’organisateur les frais de production ainsi que le paiement des prestataires, le cachet des artistes et même, dans certains cas, couvrir les dépenses supplémentaires liées au déplacement de l’événement.

Le vol et le bris de matériels

Au cours de l’événement, du matériel appartenant à l’organisateur, mais également au locateur de la salle ou à des tiers peut être volé. L’assurance événementielle peut inclure une clause permettant d’indemniser les propriétaires. 

La responsabilité civile des artistes

Il n’est pas rare pour les assureurs d’inclure dans les contrats d’assurance événementielle une clause permettant de couvrir la responsabilité civile des artistes. C’est notamment le cas pour les spectacles comportant des effets pyrotechniques, qui nécessitent, en plus de la mise en place d’une série de mesures de prévention adéquates, une couverture spécifique.

Les frais médicaux et le rapatriement

Dans le cas d’un accident survenu au cours d’un événement, par exemple une convention d’entreprises organisée à l’étranger, l’assurance événementielle peut prendre en charge les frais de santé engagés sur place ainsi que les dépenses liées au rapatriement des collaborateurs ou participants blessés. Une extension de garantie peut même permettre d’offrir une couverture invalidité et décès pour l’ensemble des participants.

L’organisation d’un événement comporte des aléas et de nombreux risques liés aussi bien à la location du site ainsi qu’à l’utilisation de matériels coûteux, qu’aux intempéries ou encore à la sécurité du public. En fonction des risques déterminés, l’organisateur doit négocier une assurance événementielle sur mesure afin de bénéficier d’une couverture adaptée à ses besoins.